Virtual Office

Sebuah perusahaan yang baik adalah sebuah perusahaan yang menjalankan segala aktivitasnya dengan keberadaan sebuah kantor. Dengan sebuah kantor, perusahaan akan dianggap eksis dan nyata. Namun, tanpa adanya kantor, perusahaan bisa saja disebut fiktif dan nihil.

Banyaknya kasus penipuan yang bermunculan karena perusahaan yang tidak memiliki kantor ini tentunya harus membuat kita memahami arti sebuah kantor. Maka guna mendapatkan trust atau kepercayaan dari konsumen dan pelanggan anda maka keberadaan sebuah kantor sangat diperlukan.

Namun di kota-kota besar yang lahannya sudah menyempit dan sangat mahal ini membuat permasalahan serius bagi para pelaku usaha untuk memiliki sebuah kantor. Permasalahan  ini jelas akan semakin pelik jika tidak ada jalan keluar bagi para pengusaha untuk memiliki sebuah kantor.

Seiring hadirnya internet pada awal millennium kedua membuat permasalahan ini sedikit demi sedikit teratasi. Saat ini di kota-kota besar muncul suatu konsep perkantoran yang disebut dengan virtual office.

Apa itu virtual office? Virtual office adalah sebuah konsep kantor online yang memungkinkan para pegawainya melakukan aktivitas pekerjaan diluar kantor (diberbagai lokasi). Kantor yang disebut-sebut sebagai kantor masa depan ini jelas membuat secercah harapan bagi para pengusaha untuk bisa menjalankan perusahaan dengan profesional dan terpercaya.

Untuk memiliki kantor virtual ini anda hanya perlu menyediakan dana sebagai ongkos sewanya. Namun sebelum Anda benar-benar memutuskan untuk menyewa kantor virtual, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan.

1. Memilih Lokasi

Lokasi adalah salah satu faktor utama yang bisa membuat bisnis dan perusahaan berkembang atau tidak. Hal ini dikarenakan semakin strategis lokasi sebuah kantor semakin besar pula keuntungan yang diperoleh sebuah perusahaan. Maka penentuan lokasi kantor sangat krusial untuk diperhatikan.

Saat menentukan sebuah virtual office yang akan disewa, anda juga memerlukan kecermatan untuk memperhatikan lokasinya. Meski ini hanya sebuah kantor virtual, namun bukan berarti anda mengabaikan faktor lokasi. Karena jika kantor virtual anda tidak strategis, maka bukan tidak mungkin perusahaan anda sulit mendapatkan konsumen atau klien.

2. Fasilitas Yang Didapatkan

Saat ini dikota-kota besar, virtual office sudah mulai marak dan menimbulkan persaingan. Hal yang pasti dengan adanya persaingan antar pihak penyedia virtual office adalah harga yang kompetitif dengan beragam service atau fasilitas yang ditawarkan. Untuk itu jika anda benr-benar ingin menyewa sebuah virtual office, anda juga harus memperhatikan fasilitas yang diberikan pihak penyedia.

Dengan harga yang ada, apakah sudah setara dengan fasilitas yang diberikan? Jangan remehkan sebuah fasilitas kantor, karena dengan fasilitas perkantoran yang ditawarkan anda bisa mulai menghitung untung dan rugi. Dengan fasilitas perkantoran juga akan bisa terlihat bagaimana susana kerja yang akan terjadi nantinya.

3. Konsep Perusahaan

Hal berikutnya yang perlu anda perhatikan saat akan menyewa kantor vitual adalah konsep perusahaan. Maksudnya adalah apakah konsep atau sistem perusahaan yang anda miliki ini akan berjalan selaras dengan konsep kantor virtual yang ada? Dengan hal ini akan membuat anda terhindar dari kerugian.

Seperti kita ketahui bersama bahwa konsep virtual office adalah kantor online yang memiliki ruang terbatas bagi kegiatan pegawainya. Dengan ruang yang terbatas ini maka para pekerjanya akan diarahkan untuk bekerja diluar. Nah dari sini hubungkan dengan konsep perusahaan anda, apakah perusahaan anda sesuai dengan kondisi virtual office?

Jika tidak selaras, maka dengan menyewanya perusahaan anda tidak akan berjalan dengan efektif dan efisien. Biasanya perusahaan-perusahaan yang menyewa virtual office adalah perusahaan-perusahaan yang bergerak di dunia digital dan internet.

4. Para Pegawai

Hal terakhir yang perlu anda perhatikan sebelum memutuskan menyewa virtual office adalah para pegawai yang nantinya bekerja untuk anda. Karena konsep virtual office ini belum terlalu populer, maka tidak semua pegawai yang ada dan yang anda rekrut nantinya bisa bekerja dengan konsep kantor virtual. Maka disini dibutuhkan kebijakan dan beberapa ketentuan yang adil dari anda selaku pemimpin perusahaan untuk bisa membicarakannya.

Bagi beberapa orang yang sudah terbiasa dengan gaya bekerja di kantor konvensional tentu saja saat bekerja di kantor virtual membutuhkan waktu untuk beradaptasi. Itupun jika mereka sanggup dan bisa. Jika tidak bisa lagi, maka bisa saja kehilangan pegawai-pegawai anda. Maka faktor pegawai ini juga harus anda perhatikan sebelum memutuskan menyewa virtual office.

sumber

Izin Gangguan / HO

Meski kesannya sepele, izin gangguan bisa jadi penentu sukses tidaknya bisnis. Anda tentu tak ingin bisnis yang telah berjalan tiba-tiba diprotes oleh penduduk yang tinggal di sekitar tempat usaha anda karena tidak memiliki izin gangguan.

Surat izin gangguan atau biasa disebut dengan HO (Hinder Ordonnantie) adalah surat yang menyatakan tidak adanya keberatan dan gangguan atas lokasi usaha yang dijalankan. Sejatinya, HO yang ditetapkan melalui Undang-­undang Gangguan (Hinder Ordonnantie Staatsblad Tahun 1926 Nomor 226) adalah aturan warisan zaman kolonial Belanda yang masih diterapkan hingga detik ini.

HO bertujuan untuk melindungi masyarakat sekitar atas berdirinya suatu tempat usaha dari kemungkinan timbulnya bahaya kerugian maupun gangguan. Untuk pengusaha, manfaat HO adalah memberi kemudahan kepada para pengusaha yang ingin memperoleh izin-izin lain sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan untuk masyarakat, HO adalah sebuah perlindungan hukum dari Pemerintah terhadap masyarakat yang ada disekitar tempat usaha dari kemungkinan timbulnya bahaya atau gangguan.

Aturan yang lebih detail soal izin gangguan ini diatur lebih lanjut di tingkat Peraturan Menteri dan Peraturan Daerah. Hal ini sejalan dengan semangat otonomi daerah yang dicetuskan di era reformasi. Untuk memahami teknis pengajuan dan pelaksanaan izin gangguan, anda harus mengacu kepada beberapa peraturan.

Pasal 1 angka 3 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 27 Tahun 2009 tentang Pedoman Penetapan Izin Gangguan di Daerah (“Permendagri 27”) menyatakan yang dimaksud dengan izin gangguan adalah pemberian izin tempat usaha/kegiatan kepada orang pribadi/badan di lokasi tertentu yang dapat menimbulkan bahaya, kerugian, dan gangguan, tidak termasuk tempat/kegiatan yang telah ditentukan oleh Pemerintah Pusat atau Pemerintah Daerah.

Selain menjelaskan definisi, Permendagri 27 juga mengatur kewenangan masing-masing pemerintah daerah dalam memberikan izin gangguan (Pasal 2 ayat 1) dan pengecualian jenis usaha yang dikecualikan (Pasal 14). Disitu ditegaskan bahwa untuk usaha mikro dan kecil tidak memerlukan izin gangguan sepanjang kegiatan usahanya di dalam bangunan atau persil yang dampak kegiatannya tidak keluar dari bangunan atau persil.

Untuk wilayah DKI Jakarta dasar hukum HO ini diatur dalam Peraturan Daerah No. 15 Tahun 2011 (“Perda 15”) tentang Perizinan Tempat Usaha Berdasarkan Undang-undang Gangguan. Penanganan izin undang undang gangguan (HO) dilaksanakan oleh Satuan Polisi Pamong Praja ( Satpol PP) provinsi DKI Jakarta atau Satpol tingkat Kotamadya.

Berdasarkan pengalaman menangani aplikasi izin gangguan, beberapa jenis usaha yang memerlukan izin tersebut adalah bisnis rumah makan, ritel atau toko modern, biro perjalanan wisata, toko material/bahan bangunan dengan menimbun bahan, SPBU, bengkel mobil atau motor, showroom mobil atau motor.

Mengurus izin gangguan tidaklah rumit, apalagi sejak Pemerintah DKI mulai menggalakkan pengurusan layanan melalui sistem Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP). Untuk lebih detailnya, anda bisa menelusuri Perda 15 dan Keputusan Kepala Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu DKI Jakarta Nomor 08 Tahun 2015. Perda 15 mengatur persyaratan administratif pengajuan izin gangguan diantaranya denah lokasi tempat usaha, akta pendirian perusahaan (untuk perusahaan), akta notaris pendirian badan usaha, surat tidak keberatan dari masyarakat sekitar, dan surat keterangan domisili dari kelurahan setempat.

Bila usaha anda telah mengantongi izin gangguan, perlu diketahui bahwa izin tersebut berlaku selama tiga tahun dan wajib didaftarkan ulang setelah habis masa berlakunya. Ini diatur pada Pasal 9 Perda 15. Pun bila anda telah mengantongi izin, bukan berarti anda bisa semena-mena dalam berbisnis. Pasal 16 Permendagri 27 menegaskan bahwa izin gangguan dapat dicabut apabila melakukan perubahan yang berdampak pada peningkatan gangguan tapi anda lalai mengajukan permohonan atas permohonan izinnya. Sebab, bila anda merubah sarana usaha, menambah kapasitas usaha, memperluas lahan dan bangunan usaha, serta merubah waktu operasi usaha, artinya anda wajib mengajukan perubahan izin gangguan.

Meski terkesan sepele, tidak sedikit pengusaha yang mengabaikan izin gangguan ini. Bahkan ada yang mendapatkannya tanpa prosedur yang seharusnya. Kalau sudah begitu, jangan kaget kalau masyarakat sekitar tempat bisnis anda lantas mengajukan gugatan atas jalannya bisnis yang susah payah anda rintis. Jangan sampai bisnis anda menyusahkan masyarakat.

sumber